إدارة مهارات حقائب تدريبية
الوصف الوظيفي أهميته و طرق إعداده
مقدمة
تهدف هذه الدورة إلي تزويد المشاركين بالمعلومات التي يحتاجونها عن الوصف الوظيفي و الأدوات التي تمكنهم من صياغة وصف وظيفي لوظائفهم و مساعدة المؤسسة على القيام بإنشاء وصف وظيفي لكل وظيفة في المؤسسة من اجل خلق كادر وظيفي واعٍ بدوره و بمكانه ضمن فريق عمل المؤسسة يحمل ثقافة الفريق و يؤمن بتكامل الأدوار.
و لذلك لابد في إطار هذه الدورة التدريبية في البدء يجب على كل مشارك الإجابة على ثلاثة أسئلة مهمة
- هل لديك وصف وظيفي واضح؟
- ماذا تعرف عن الوصف الوظيفي؟
- ماذا يجب أن تعرف عن الوصف الوظيفي؟
ما أهمية الوصف الوظيفي
الوصف الوظيفي ليس مهما للموظف فقط بل هو مهم للمؤسسة بقدر أهميه للموظف و لذلك يجب التعرف على أهمية الوصف الوظيفي من خلال إثارة التساؤل لدى المشاركين حول لماذا يجب أن يكون لديهم وصف وظيفي و ذلك بالتطرق إلي:
أهمية الوصف الوظيفي للموظف
- يوضح موقعه على الهيكل التنظيمي.
- يوضح مهامه الرئيسية.
- يوضح حدود صلاحياته.
- يوضح حدود مسؤولياته.
- يوضح خط الاتصال برئيسه.
- يوضح خط الاتصال بمرؤوسيه.
- يعتبر مرجعا في حال الاختلاف.
- يعتبر مرجعا في عملية تقييم الأداء.
أهمية الوصف الوظيفي للمؤسسة
- يوضح موقع الوظيفة على الهيكل التنظيمي.
- يوضح علاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى.
- يوضح حدود عمل الوظيفة.
- يحدد مسؤوليات و صلاحيات شاغل الوظيفة.
- يحدد خطوط الاتصال.
- يمنع التداخل بين الوظائف المختلفة.
- يمنع التقاطع و التكرار.
- يعتبر أداة مهمة للمتابعة و التقييم.
وبذلك يمكن اعتبار الوصف الوظيفي كخطة عمل أو خارطة الطريق
مكونات الوصف الوظيفي
تختلف طرق إعداد الوصف الوظيفي و محتوياته من شخص إلي آخر و من مؤسسة إلي أخرى و لكن هناك مجموعة من المكونات الأساسية و التي لا يجب أن يخلو منها أي وصف وظيفي و هي:
1. تعريف بالوظيفة و المعلومات الأساسية عنها
- المسمى الوظيفي
- الدرجة الوظيفية
- الدائرة/القسم/الشعبة التابع لها الوظيفة
- رقم الوظيفة
2. موقع الوظيفة في الهيكل التنظيمي و علاقات العمل الرأسية
* لمن تتبع الوظيفة (الوحدة الإدارية، الدائرة، القسم، الشعبة،....)* من هو الرئيس المباشر (ممكن أن يكون أكثر من رئيس واحد ، فنيا تتبع رئيس و إداريا تتبع رئيس آخر)* عدد الوظائف التابعة، مسمياتها و درجاتها* حدود المسؤولية عن الوظائف التابعة
3. المهام و الواجبات الرئيسية
ولكن عند سرد الوظائف و المهام و الواجبات الرئيسية يجب مراعاة ما يلي:
- عرض أهم الأعمال في البداية ثم الأقل أهمية
- هناك مهام أقوم بها بشكل يومي و أخرى بشكل أسبوعي و أخري بشكل دوري و أخرى مرة بالسنة
- لا تغرق بالتفاصيل الخطوط العريضة فقط
- اجمع المهام المتقاربة معا في مجموعة واحدة
- لا تكرر نفس المهام في أكثر من موضع
- يجب أن تكون اللغة واضحة غير قابلة للتأويل
- لا يمكن لأي وصف وظيفي احتواء كل شيء لذا نذكر عبارة“ و أي مهام أخرى يكلف بها“
4. الحد الأدنى من المؤهلات و الخبرات اللازمة لشغل الوظيفة
- المؤهلات العلمية اللازمة لشغل الوظيفة
- نوع الخبرات السابقة و عدد سنوات الخبرة اللازمة
- التدريب و المعارف
- رخصة مزاولة المهنة (لبعض الوظائف)
5. الكفاءات و المهارات الأخرى اللازمة لشغل الوظيفة
- اللغات
- المعرفة بالكمبيوتر
- المهارات التي يشترط وجودها للنجاح بالقيام بأعباء الوظيفة و اللازم توفرها بشاغل الوظيفة مثل (الاتصال و التواصل، العمل ضمن فريق،القيادة، اتخاذ القرارات، المهنية في العمل،التخطيط و التنظيم، الدبلوماسية،....الخ) و تختلف حسب طبيعة الوظيفة و درجة الوظيفة إذا ما كانت وظيفة إدارية، إشرافية، أو في موقع قيادي
6. مؤهلات /معلومات أخرى مهمة و لم ترد سابقا
- رخصة قيادة سارية المفعول
- عضوية في جمعية مهنية
- جواز سفر ساري المفعول
- القدرة و الاستعداد للسفر في مهمات عمل خارجية
- القدرة و الاستعداد للعمل ميدانيا خارج المكتب
- القدرة و الاستعداد للعمل خارج ساعات العمل الرسمية أو العمل في الإجازات و العطل الرسمية إن تطلب الأمر
7. معد الوصف الوظيفي و من اعتمده و تاريخ إعداده و اعتماده
- الجهة المسئولة عن إعداد الوصف الوظيفي (الدائرة/القسم)
- اسم و توقيع معد الوصف الوظيفي
- تاريخ إعداد (تعديل) الوصف الوظيفي
8. بند خاص بتوقيع الموظف بموافقته عليه و الاحتفاظ بنسخة عنه
من الجدير أن يحتوي الوصف الوظيفي على جزء خاص بالموظف شاغل الوظيفة يكون بمثابة إقرار منه بقراءته للوصف الوظيفي و احتفاظه بنسخة منه لتوضع النسخة الموقعة في ملفه الوظيفي
الوصف الوظيفي يرتبط بعلاقة وثيقة مع الهيكل التنظيمي بالمؤسسة بل و يحدد شكلها من خلال ارتباط الوظائف بعضها البعض لتشكل بتكاملها و فيما بينها وحدة جسد المؤسسة و شكلها الهيكلي و أهميته تكمن في أنه:
- يظهر مكانة و درجة الوظيفة على السلم الإداري
- يحدد صلاحيات شاغل الوظيفة و موقعه من متخذي القرار
- يحدد الوظائف التابعة
- يحدد خارطة للحدود الوظيفية بين الوظائف المختلفة على السلم الإداري التنظيمي في المؤسسة
- يحدد شكل التكامل الوظائفي في المؤسسة
- يمنع التداخل الوظيفي و بالتالي التكرار
الوصف الوظيفي و التعيين
- درجة الوظيفة و نوعية المهام و المسؤوليات تحددان نوعية المتقدمين لشغل الوظيفة
- يحدد المؤهلات العلمية المطلوبة
- يحدد الخبرات العملية المطلوبة
- يحدد المهارات المطلوبة
- يحدد الكفاءات و الميزات الشخصية المطلوبة لشغل الوظيفة
الوصف الوظيفي و تقييم الأداء
الوصف الوظيفي أداة مفيدة في عملية تقييم الأداء لكل من المؤسسة من حيث تمثل مجموعة من الأهداف و المعايير التي يتم على أساسها تقييم الأداء و هي في نفس الوقت أداة مهمة للموظف من حيث بداية معرفته بما هو مطلوب و متوقع منه من أعمال و انجازات و هي معيار حكم يحمي الموظف من مغالاة إدارته في التوقعات وهو بذلك مرجعية لكلا الطرفين في مسألة تقييم الأداء مع ملاحظة أن عملية تقييم الأداء بحاجة إلي أدوات أخري فلا يكفي الوصف الوظيفي وحده لإتمام عملية تقييم أداء هادفة
- الوصف الوظيفي هو الإطار العام الذي يجري على أساسه تقييم الأداء
- يحدد مدى نجاح شاغل الوظيفة بالقيام بالمهام و المسؤوليات التي تتطلبها الوظيفة
- يحدد مدى امتلاك شاغل الوظيفة للمهارات و المعارف اللازمة لهذه الوظيفة
- يحدد مدى امتلاك شاغل الوظيفة للكفاءة اللازمة لأداء العمل
- أداء الموظف يعطي صورة عن إمكانات النمو الوظيفي للموظف داخل المؤسسة في المستقبل
الوصف الوظيفي و المساءلة و المحاسبة
- المساءلة و المحاسبة جزء مكمل لعملية تقييم الأداء
- ترتبط المساءلة بالمسؤولية عن القيام بالمهام الموكلة
- الوصف الوظيفي يحدد المهام و المسؤوليات
- تتم المحاسبة على أساس ما لم يتم انجازه من الأعمال المذكورة في الوصف الوظيفي (التقصير في الأداء)
- تتم الحاسبة أيضا على تجاوزات الموظف لحدود مسؤولياته أو استغلال موقعه الوظيفي